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Cuando nos imaginamos un despacho de abogados, rápidamente se nos viene a la cabeza una estancia llena de carpetas y cajas apiladas. En esas estanterías se guardaba la información de los clientes. Pero por suerte las cosas han evolucionado y la gran mayoría de despachos de abogados se han digitalizado.
Qué es un software para bufetes de abogados
Un software para bufetes de abogados realmente es un programa donde el abogado podrá guardar toda la información para acceder a ella en segundos. Gracias a estos programas, la información no solo se puede digitalizar, también se guarda en diferentes copias de seguridad y por supuesto, se puede acceder a los datos con facilidad.
“Es una herramienta perfecta para que los abogados guarden y encuentren los datos con facilidad”.
Para evitar la pérdida de información, el abogado deberá trabajar siempre con el software. Así se incluirá toda la información y no se perderá ni un solo dato, el cual podría ser realmente importante para el juicio o la resolución de un caso.
Para que un programa sea completo, debería tener todas o al menos varias de las características que mostramos a continuación:
- Copia de seguridad: para evitar la pérdida de información, un buen software debería contar con un sistema de copias automáticas. De esa manera, en caso de que el ordenador perdiese la información, se podría recuperar una copia. Lo más común es que los programas estén vinculados en la nube. Así toda la información se sube de manera automática y encriptada. Una gran opción para tener la certeza de que los datos no se pierden por el camino.
- CRM: la base de datos debe ser de calidad. El CRM es la base de datos en la cual se guardan los datos de los clientes. Además, el software también permite organizar la agenda para evitar programar varias cosas a la vez.
- Área financiera: el software tiene que ser capaz de ayudar al abogado o al despacho a controlar las finanzas. Siempre hay que fijarse que la facturación y la contabilidad es sencilla a través del programa, de aquí que sea otra de las características más importantes.
- Gestión de expedientes: siempre debe ser uno de los puntos principales del programa. Así se consigue una mayor organización de los diferentes expedientes y en consecuencia es mucho más fácil sacar adelante los diferentes casos.
- Funciones avanzadas: nunca está de más que el software venga acompañado de otros extras a través de los cuales tener la certeza de que la actividad del abogado será más sencilla.
- Integración con otros sistemas: para evitar problemas de compatibilidades, se recomienda que el software elegido siempre se pueda usar con diferentes sistemas operativos.
Los 5 mejores software para bufetes de abogados
Ahora es el momento de conocer cuáles son los mejores software para bufetes de abogados. En realidad, el listado es muy amplio, pero nosotros te vamos a mostrar los cinco mejores. Así te será mucho más fácil elegir el que realmente te interesa.
1- Basenet
Como nos informan los expertos en material para oficina de Oficinas.Top, es quizás el software más común en la gran mayoría de despachos de abogados. Como nos indican, tiene todo lo que se puede necesitar para conseguir que el despacho funcione de una manera ágil, sin perder nada de información.
“Uno de los puntos fuertes del programa es que cuenta con un sistema de copia continua para no perder ni un solo dato”.
El software está basado en un sistema modular vinculado a la nube. Eso significa que se puede usar en el ordenador central del despacho o desde otros dispositivos. Solo es necesario tener una conexión a internet.
El programa es realmente completo. Con el mismo se pueden hacer muchas funciones como importar expedientes, gestionar contactos.
Cuenta con el valor añadido CRM para poder incluir etiquetas y realizar filtros avanzados con los cuales poder hacer de manera más ágil el trabajo.
2- MN Program
Hablamos de un programa español que lleva más de dos décadas entre nosotros. El software durante todo ese tiempo no ha parado de evolucionar, lo que significa que en estos momentos es otro de los más completos. Se nota que realmente saben lo que necesitan los abogados para trabajar correctamente.
“Software que permite que la gestión de la información y tareas sea sencilla y rápida”.
El programa no solo destaca por su facilidad de uso, gracias a que la curva de aprendizaje es pequeña. También cuenta con tarifas muy económicas. Eso hace que sea otra de las opciones más usadas por los despachos de abogados.
El plan básico viene acompañado de una base de datos que funciona como CRM. Por supuesto, luego se puede mejorar los servicios y funciones subiendo de planes. Para hacernos a la idea, cuenta con módulos especiales para llevar la contabilidad, facturación, tesorería, registro de información… Incluso cuenta con funciones avanzadas como el control horario o firma digital. Lo importante es adquirir el paquete adecuado al despacho.
3- Ofionline Abogados
Como nos indican los expertos en material de oficina, es un software desarrollado por Gestión Ofionline. Esa empresa se ha especializado en el mundo de la abogacía, de aquí que sea otra opción interesante para los despachos de abogados.
“Ofionline es un software que cuenta con todas las funciones necesarias para las actividades del despacho de abogados”.
Además de ser fácil de usar, el software destaca por ofrecer una buena compatibilidad con Microsoft Office. Eso facilita mucho el trabajo a los profesionales.
Cuenta con la opción de poder compartir la información en tiempo real. Eso facilita el trabajo en equipo tanto en la oficina como fuera de la misma.
Cuenta con una gran cantidad de herramientas como la opción de solicitar supervisiones, asignación de tareas, envío de mensajes… Incluso cuenta con un módulo de Turno de oficio para poder hacer frente a las posibles guardias de los abogados.
4- Quolaw
Otra de las alternativas más conocidas, gracias en parte a que ha sido desarrollado por los expertos de vLex. Una buena alternativa para los despachos que buscan alternativas nuevas para innovar y así poder dar un mejor servicio a sus clientes.
“Viene acompañado de un asistente virtual que ayuda en la gestión del software en sus diferentes fases”.
Quolaw viene acompañado de un CRM completo y visual que permite manejar el programa con facilidad. El guardado y consulta de información es rápida y sencilla. A eso hay que añadir otras funcionalidades como acciones, documentación o facturas entre otras muchas.
Cuenta con un módulo de expedientes el cual puede venir acompañado de diferentes permisos. De esa manera se evita que personas no autorizadas puedan acceder a la información.
5- Kleos
Es verdad que este software no se usa tanto en nuestro país, pero a nivel internacional tiene una gran demanda. Hablamos de una versión fácil de usar y con una gran cantidad de funcionalidades. Eso nos asegura un gran servicio en todos los aspectos.
“Cuenta con un sistema de gestión de tareas para definir actividades, plazos y fases de manera sencilla y rápida”.
El programa viene acompañado de tres planes entre los que elegir, siendo el más económico de 30 euros por usuario y mes. Luego se pueden añadir más módulos y así obtener el software que realmente interesa tener en el despacho de abogados.
La información se puede guardar tanto en el ordenador como en la nube, lo que significa que siempre se puede tener una copia de seguridad. La información se guarda en la propia nube del software, la cual está incluida en la cuota mensual y recibe el nombre de Kleos Connect. Esa misma nube puede usarse para compartir o enviar información.
Kleos viene preparado para integrarse sin problemas. Se puede combinar fácilmente con los programas de Office, Outlook, o Lexnet entre otros muchos. Eso lo está convirtiendo en una opción interesante, incluso en nuestro país, dónde todavía no está muy presente.
